Featured

Co warto wiedzieć o skanowaniu dokumentacji?

Porady 20 lipiec 2022

Dzięki procesowi skanowania, archiwizacja dokumentów jest zdecydowanie łatwiejsza i bardziej efektywna. Daje to przedsiębiorstwu szereg korzyści, w tym na przykład większą wydajność czy umożliwienie maksymalnego wykorzystania przestrzeni biurowej. Skanowanie dokumentów uskutecznia i przyspiesza wyszukiwanie potrzebnych informacji, a to z pewnością ułatwia efektywne, codzienne funkcjonowanie firmy.

Czym jest skanowanie i kiedy może okazać się niezbędne?

Skanować możemy nie tylko dokumenty, ale również notatki lub materiały edukacyjne. Proces ten pozwala na wykonanie cyfrowej kopii dowolnego zapisu w papierowej formie. Skanowanie dokumentów, jest potrzebne na przykład w momencie podpisywania umów lub aplikowania na studia. Obecnie wysyłanie wersji papierowych lub wyjazdy celem przedstawienia oryginałów, są już rzadko wymagane. W wielu przypadkach, możliwe jest przesłanie skanów wymaganych dokumentów, co przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy. Wysłanie maila jest bowiem o wiele szybsze i przede wszystkim – nie generuje kosztów. Przesyłanie skanowanych dokumentów, jest wybawieniem zwłaszcza w sytuacjach, gdy konieczne jest dosłanie brakujących materiałów. Skanowanie dokumentów jest także świetnym sposobem, na ich zabezpieczenie. Bywa, że papierowe materiały ulegają zniszczeniu lub zagubieniu. Niestety, zdarza się tak, nawet w przypadku najbardziej skrupulatnych osób. Warto jest mieć więc wersję zapasową, którą przechowywać można na dysku sieciowym.

Skanowanie dokumentów przez firmę

Praca z firmą zajmującą się skanowaniem dokumentów jest bardziej opłacalna niż robienie tego samemu, zwłaszcza jeśli Twój sprzęt jest przestarzały. Weź pod uwagę fakt, że będziesz musiał zainwestować w drogi sprzęt skanujący i regularnie go konserwować. Procedury wewnętrzne wymagają również od personelu rekrutacji lub szkolenia ludzi w zakresie korzystania z technologii, a także organizowania i przechowywania zeskanowanych dokumentów, gdy mogliby zajmować się czymś innym, bardziej produktywnym.

Kwestia przechowywania dokumentów

Przechowywanie dokumentów w tym samym budynku, w którym znajduje się Twoja firma, może wydawać się naturalne, ale jeśli Twoja firma nie jest w stanie zarządzać mnóstwem standardów bezpieczeństwa, ryzykujesz napotkanie problemów. Zewnętrzny partner w zakresie archiwizacji papieru może pomóc w ograniczeniu miejsca, jednocześnie chroniąc oryginalne dokumenty. Aby w pełni zapobiec kradzieży danych, firmy zarządzające rejestrami i informacjami unowocześniły funkcje bezpieczeństwa danych elektronicznych i zaktualizowały systemy nadzoru. Kompetentni specjaliści powinni być w stanie przywracać dane na żądanie, szybko i bezpiecznie, nawet w przypadku przechowywania poza siedzibą firmy, tak aby firma nie była niedogodna ani zakłócona.