Numer do bota telefonicznego – jak go wykorzystać w firmie
Ktoś mógłby spytać: “Numer do bota? Serio? Po co to komu? ”, ale dzisiaj, w świecie, gdzie czas to najcenniejsza waluta, nie ma co się dziwić, że firmy szukają rozwiązań, które pomagają zaoszczędzić czas i przy okazji trochę nerwów. Numer do bota telefonicznego to jedno z takich rozwiązań, które może być całkiem niezłą opcją, jak chcesz załatwić coś szybko, łatwo i bez angażowania tony pracowników. No więc jak to działa i czemu warto się tym zainteresować?
Numer do bota – co to w ogóle jest?
Bot telefoniczny to, mówiąc w skrócie, auto dzwonienie, który potrafi obsługiwać połączenia. Czyli, zamiast żeby Twój pracownik odbierał każdy telefon, możesz mieć bota, który zrobi to za niego. Numer do takiego bota to po prostu specjalny numer, pod który klienci dzwonią, żeby się z nim połączyć. Bot może odpowiadać na pytania, przekierowywać rozmowy albo zbierać info od klientów. W zależności od tego, co chcesz osiągnąć, może być super przydatnym narzędziem.
Po co firmie numer do bota?
No dobra, wyobraź sobie, że prowadzisz firmę i masz całą masę telefonów każdego dnia. Ludzie dzwonią, bo mają pytania o ofertę, chcą coś zamówić albo się po prostu wyżalić. I teraz, zamiast angażować ludzi, którzy muszą każdą sprawę załatwiać osobiście, możesz skorzystać z bota. On zrobi to automatycznie, szybko i skutecznie. Co więcej, bot nie potrzebuje urlopu, nie zmęczy się i nie złapie grypy.
Numer do bota možesz wykorzystać na przykład do:
- Obsługi klienta – zamiast trzymać ludzi na linii, bot może odpowiedzieć na część pytań, np. o godziny otwarcia, status zamówienia albo adres siedziby.
- Zbierania zamówień – bot może przyjmować zamówienia telefoniczne, zapisując je od razu w systemie. Prosto i bez błędów, bo bot nie zrozumie czegoś opacznie.
- Ankiet – jeśli chcesz zebrać feedback od klientów, bot może zadzwonić do nich i przeprowadzić ankietę. Zero stresu dla klienta i szybka informacja zwrotna dla Ciebie.
- Kampanii marketingowych – tak, bot może też sprzedawać. Oczywiście nie tak skutecznie jak człowiek, ale do powtarzalnych akcji promocyjnych? Jak znalazł.
Zalety numeru do bota
No dobra, ale co z tego masz? Takie rozwiązanie daje kilka niezaprzeczalnych korzyści. Przede wszystkim oszczędność czasu. Bot może obsługiwać wielu klientów jednocześnie, więc nawet jak nagle zrobi się tłok, to nikt nie czeka w nieskończoność. Kolejna rzecz – koszty. Nie musisz zatrudniać dodatkowych ludzi, a nawet ci, których masz, mogą się skupić na ważniejszych rzeczach niż odpowiadanie na pytania o adres firmy.
Kolejna sprawa to jakość obsługi. Boty są zawsze uprzejme, nie denerwują się, jak klient już piąty raz pyta o to samo, i nie popełniają błędów (o ile dobrze je zaprogramujesz). A to oznacza, że klient dostaje lepsze wrażenia, a Twoja firma lepsze oceny.
Minusy? Też są
Nie ma rozwiązań idealnych, a bot telefoniczny to nie wyjątek. Przede wszystkim, nie wszystko da się zautomatyzować. Jak klient ma jakiś specyficzny problem albo trzeba się wykazać kreatywnością, to bot nie podoła. Po drugie, ludzie czasem po prostu wolą pogadać z człowiekiem. I nic w tym dziwnego – niektóre rzeczy lepiej załatwia się, rozmawiając z kimś, kto zrozumie, kiedy jesteśmy zdenerwowani albo kiedy nie bardzo wiemy, co chcemy powiedzieć.
Ale wiecie co? To też kwestia podejścia. Bot to nie zamiennik człowieka, ale narzędzie, które może go odciążyć. Więc jeśli ktoś dzwoni z jakimś prostym pytaniem, bot się tym zajmie. A jeśli sprawa jest bardziej skomplikowana, można przekierować rozmowę do pracownika.
Jak wdrożyć numer do bota?
Proces jest prostszy, niż się może wydawać. Najpierw trzeba wybrać dostawcę usługi – jest sporo firm, które oferują tego typu rozwiązania, więc warto się rozejrzeć. Potem konfiguracja – tutaj trzeba trochę popracować, żeby bot był “ogarnięty” i umiał odpowiedzieć na kluczowe pytania. Ale potem? Potem to już z górki.
Warto przetestować, jak bot sobie radzi z różnego rodzaju pytaniami i sytuacjami. To jak testowanie nowego pracownika – zanim rzucisz go na głęboką wodę, dobrze go przygotować. I jak już wszystko jest na swoim miejscu, możesz śmiało udostępnić numer klientom.
Jak klienci reagują na boty?
To zależy. Niektórzy są zadowoleni, bo wszystko załatwiają szybko i bez gadania. Inni mogą być trochę sceptyczni, zwłaszcza jeśli bot nie umie odpowiedzieć na ich pytanie albo ciągle prosi o powtórzenie. Ważne jest, żeby bot był na tyle “ludzki”, na ile to możliwe – żeby używał naturalnego języka, nie żadnych korporacyjnych frazesów, żeby potrafił przekierować rozmowę do żywego człowieka, kiedy trzeba. Dobre boty potrafią sprawić, że klient nie ma poczucia, że rozmawia z maszyną.
Podsumowanie
Numer do bota telefonicznego to narzędzie, które może ułatwić życie i Tobie, i Twoim klientom. Automatyzacja nie musi być straszna – wręcz przeciwnie, może sprawić, że obsługa będzie szybsza i bardziej efektywna. Warto pamiętać, że bot to nie cudowne rozwiązanie na wszystkie problemy, ale z pewnością przyda się tam, gdzie chodzi o proste, powtarzalne zadania. Więc jeśli masz firmę, która odbiera sporo telefonów i szukasz sposobu na odciążenie zespołu, numer do bota może być właśnie tym, czego potrzebujesz.
