Niepotrzebne dokumenty firmy — kiedy archiwizować, a kiedy niszczyć?
W każdej firmie pojawia się moment, gdy stosy dokumentów zaczynają wymykać się spod kontroli. Za dużo dokumentów wprowadza chaos i naraża firmę na wyciek poufnych danych. Co w takim razie zrobić z dokumentami, których już nie wykorzystujemy? Lepiej przechowywać je w archiwum, czy zdecydować się na ich zniszczenie? Odpowiedź zależy od kilku czynników.
Archiwizacja dokumentów – czym jest?
Archiwizacja dokumentów, (o której więcej przeczytasz tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/przemysl/), to proces, który pozwala na bezpieczne przechowywanie danych, które wciąż mogą być potrzebne w przyszłości. Dotyczy to szczególnie dokumentów finansowych, umów, faktur czy akt pracowniczych. Przepisy prawa często wskazują, jak długo należy przechowywać konkretne typy dokumentów – na przykład księgi rachunkowe należy archiwizować przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Warto również pamiętać o dokumentach, które mają znaczenie strategiczne. Analizy, raporty czy dokumenty projektowe mogą być niezwykle wartościowe dla rozwoju firmy, nawet po zakończeniu ich pierwotnego zastosowania. W takich przypadkach archiwizacja dokumentów pozwala na ich uporządkowanie i łatwy dostęp w przyszłości.
Kiedy zdecydować się na niszczenie dokumentów?
Gdy dane przestają być potrzebne, a ich przechowywanie wiązałoby się z ryzykiem naruszenia przepisów, należy rozważyć zniszczenie dokumentów. Dokumenty zawierające dane wrażliwe, w tym m.in. dane klientów czy informacje finansowe, muszą być niszczone w sposób zgodny z normami bezpieczeństwa. Więcej o prawnych wymogach dotyczących niszczenia dokumentów, znajdziesz tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/przemysl/.
Decyzję o niszczeniu dokumentów warto podejmować na podstawie kilku przesłanek:
-
Upływ wymaganego okresu przechowywania – po spełnieniu obowiązków prawnych dokumenty mogą być bezpiecznie usunięte.
-
Brak dalszej przydatności – jeśli dane nie mają już wartości operacyjnej ani strategicznej, ich przechowywanie staje się zbędnym obciążeniem.
-
Ochrona przed wyciekiem danych – niepotrzebne dokumenty mogą stać się łakomym kąskiem dla osób trzecich, dlatego należy je zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.
Proces niszczenia dokumentów powinien być przeprowadzony z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
Korzyści ze współpracy z profesjonalistami
Współpraca z ekspertami w zarządzaniu dokumentami niesie ze sobą wiele korzyści, które mogą znacząco ułatwić codzienne funkcjonowanie firmy. Przedsiębiorca zyskuje poczucie bezpieczeństwa. Dokumenty są wreszcie przechowywane (lub niszczone) z zachowaniem najwyższej staranności, a to minimalizuje ryzyko problemów prawnych czy wycieku danych.
Zespół Rhenus Office Systems Poland https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/przemysl/, korzysta z nowoczesnych technologii, które usprawniają procesy, a wszystkie ich działania są monitorowane i potwierdzone raportem.
Nie zwlekaj i już dziś zacznij korzystać ze współpracy z ekspertami!
