Na czym polega elektroniczna forma archiwizacji dokumentów?

Coraz więcej firm rezygnuje z papierowej dokumentacji na rzecz cyfrowych plików, ponieważ zarządzanie nimi jest dużo prostsze i bezpieczniejsze.

Za taką digitalizacją idzie oczywiście elektroniczna archiwizacja dokumentów. Jeśli Ty też myślisz o modernizacji swojej firmy, koniecznie rozważ wdrożenie takiego rozwiązania.

Jak wygląda elektroniczne archiwum dokumentów?

Elektroniczne archiwum dokumentów to istniejące w przestrzeni informatycznej miejsce przechowywania akt, które przedstawiają wartość dla firmy, ale nie są jej potrzebne do realizacji bieżących procesów administracyjnych. Zaliczają się do nich chociażby dossier zakończonych projektów i zamknięte księgi rachunkowe. Oczywiście w takim archiwum można przechowywać nie tylko standardową dokumentację, czyli faktury, umowy, wnioski czy korespondencje, ale też mapy, plany, fotografie i rysunki techniczne, a nawet pliki multimedialne takie jak nagrania audio i wideo. Wszystko to nie zajmuje fizycznego miejsca w budynku firmy, a jedynie na macierz dyskową w niezależnej serwerowni, której koszt utrzymania jest znacznie niższy niż inwestycja w infrastrukturę biurową. Warto dodać, że archiwum elektroniczne stanowi zwykle część większego systemu informatycznego służącego do digitalowego zarządzania dokumentacją w firmie, co jeszcze bardziej ułatwia archiwizację, ponieważ przeznaczone do niej akta mają już swoją wersję cyfrową.

Dlaczego warto wdrożyć takie rozwiązanie?

Archiwum elektroniczne to ogromna wygoda. Generowanie paczek archiwalnych zajmuje krótką chwilę – wystarczy parę kliknięć i gotowe. Równie łatwo możemy przeszukiwać zarchiwizowaną dokumentację, przywracać wybrane pliki, a także nadawać uprawnienia dostępu do nich poszczególnym pracownikom. Archiwum elektroniczne to również porządek, przejrzystość i bezpieczeństwo. Nie ma tu miejsca na chaos, zbiory danych są ustrukturyzowane i ustandaryzowane, pliki nie mają szans się zagubić, nie ma też możliwości ich przypadkowego zniszczenia. Pamiętajmy, że na każdej firmie ciąży obowiązek archiwizowania niektórych dokumentacji przez określony przepisami prawa czas. Takie elektroniczne archiwum dokumentów znacznie ułatwi realizację tego obowiązku.

Dowiedz się więcej na eDokumenty.eu.

Dodaj komentarz

Pamiętaj o tym, że w internecie nie jesteś anonimowy.

To Ty odpowiadasz, za to, co piszesz – portal w żadnym przypadku nie ponosi odpowiedzialności prawnej za Twoje teksty. Przypominamy, również że dodając komentarz, akceptujesz regulamin forum. Jeśli uważasz, że któryś z komentarzy nie powinien się tu ukazywać zgłoś nam to: redakcja@zlubaczowa.pl.

Ostatnio dodane

Wybory samorządowe 2024

Najbliższe wydarzenia

Na sygnale

ZDJĘCIA

OSTATNIO NAJCZĘŚCIEJ CZYTANE

HOME | REKLAMA | PATRONAT MEDIALNY | | POLITYKA PRYWATNOŚCI | REGULAMIN FORUM| KONTAKTfeed-image RSS

ZLUBACZOWA.PL - informacje Lubaczów, powiat lubaczowski.